Wat als het functioneren van een medewerker niet alleen iets zegt over die medewerker, maar ook over jouw leiderschap en de kwaliteit van jullie relatie?
In veel organisaties zijn bilaterale gesprekken – of bila’s – gemeengoed. Leidinggevenden en medewerkers spreken elkaar wekelijks, tweewekelijks of maandelijks. Zo’n gesprek gaat al snel over deadlines, resultaten, werkdruk en problemen die moeten worden opgelost.
Zonder een duidelijk kader verandert de bila in een operationeel overleg. De agenda van vandaag wint het van de vragen die op langere termijn het verschil maken:
- Hoe werken wij eigenlijk samen?
- Wat verwachten we van elkaar?
- Wat blijft tussen ons onbesproken?
- Welk effect heeft onze relatie op jouw functioneren én dat van mij?
Steeds meer organisaties maken ruimte voor gesprekken over de ontwikkeling van medewerkers. Het traditionele functioneringsgesprek heeft plaatsgemaakt voor het ontwikkelgesprek. Dat klinkt mensgerichter: niet alleen beoordelen wat iemand heeft gepresteerd, maar onderzoeken wat iemand nodig heeft om zich verder te ontwikkelen.
Dat is een waardevolle beweging. Toch blijft er iets wezenlijks buiten beeld.
Wie moet zich hier eigenlijk ontwikkelen?
In een ontwikkelgesprek ligt het accent meestal op de medewerker. Wat zijn je talenten? Waar wil je naartoe? Welke competenties wil je ontwikkelen?
Als leidinggevende stel je vragen, luister je en bied je ondersteuning: hoe kan ik jou helpen bij je ontwikkeling?
Dat lijkt coachend en gelijkwaardig. Toch kan er een eenzijdige boodschap onder schuilgaan: jij bent degene die zich moet ontwikkelen. Ik begeleid jou daarbij.
De medewerker blijft het onderwerp van gesprek. Jouw gedrag, aannames en invloed als leidinggevende blijven grotendeels buiten beeld. Ook de context waarin iemand functioneert, krijgt vaak onvoldoende aandacht.
Zo wordt ontwikkeling onbedoeld een individuele opgave. Alsof het functioneren van een medewerker vooral wordt bepaald door diens motivatie, vaardigheden en persoonlijkheid.
Maar mensen functioneren niet in een vacuüm.
Gedrag ontstaat tussen mensen
Het gedrag van een medewerker wordt mede beïnvloed door jouw gedrag als leidinggevende, de dynamiek in het team en de inrichting van de organisatie.
Een medewerker die weinig initiatief neemt, kan gewend zijn geraakt aan een leidinggevende die besluiten snel overneemt. Iemand die nauwelijks tegenspreekt, kan hebben geleerd dat kritische geluiden wel worden gevraagd, maar niet werkelijk worden gewaardeerd. Een medewerker die voortdurend om bevestiging vraagt, kan werken in een context waarin rollen en mandaten onduidelijk zijn.
Wat je als een individueel ontwikkelpunt benoemt, is daarom regelmatig een patroon dat tussen mensen is ontstaan.
Natuurlijk blijft iedereen verantwoordelijk voor het eigen gedrag. Maar als je alleen naar de medewerker kijkt, onderzoek je slechts één kant van het patroon.
Je stuurt iemand misschien naar een training persoonlijk leiderschap, terwijl je zelf weinig ruimte geeft. Je vraagt om eigenaarschap, terwijl belangrijke besluiten hoger in de organisatie worden genomen. Je stimuleert medewerkers om zich uit te spreken, terwijl ongemakkelijke boodschappen subtiel worden afgestraft.
De medewerker moet dan leren omgaan met een context die zelf buiten schot blijft. Dat is geen duurzame ontwikkeling, maar symptoombestrijding.
Van ontwikkelgesprek naar relatiegesprek
Daarom pleit ik voor relatiegesprekken.
Een relatiegesprek gaat niet alleen over de ontwikkeling van de medewerker of jouw beoordeling van diens functioneren. Het gaat over de manier waarop jullie samen de werkrelatie vormgeven.
Niet alleen: wat moet jij beter leren?
Maar vooral: wat gebeurt er tussen ons waardoor jij je werk wel of niet goed kunt doen?
In een relatiegesprek onderzoek je samen vragen als:
- Wat gaat goed in onze samenwerking? Wat helpt jou in mijn manier van leidinggeven?
- Waar zit ik jou onbedoeld in de weg?
- Wat heb ik van jou nodig om mijn rol goed te vervullen?
- Welke verwachtingen hebben we van elkaar?
- Wat spreken we niet uit? Hoe gaan we om met spanning of een verschil van inzicht?
- Wat willen we allebei anders gaan doen?
Zo verschuift het gesprek van een individuele ontwikkelopgave naar een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de samenwerking.
Dat vraagt iets van jou als leidinggevende. Je staat niet langer naast het gesprek als coach of beoordelaar, maar stapt er zelf in. Niet alleen het gedrag van de medewerker komt op tafel, maar ook jouw leiderschap en aandeel in het patroon.
Dat maakt het gesprek spannender, gelijkwaardiger en betekenisvoller.
Maak er een rol- en relatiegesprek van
Een relatiegesprek kan niet losstaan van de rollen die jullie vervullen. Een prettige relatie is immers nog geen effectieve samenwerking.
Je kunt elkaar persoonlijk waarderen, terwijl verantwoordelijkheden, verwachtingen en beslissingsruimte onduidelijk zijn. Omgekeerd kunnen rollen op papier helder zijn, terwijl irritaties, voorzichtigheid of oud zeer de samenwerking belemmeren.
Daarom werk ik graag met een rol- en relatiecontract: een gezamenlijke, expliciete afspraak over wat je vanuit je rol van elkaar mag verwachten én hoe je de samenwerking wilt vormgeven.
De rol gaat over vragen als:
- Waar ben jij van en waar ben ik van?
- Wie neemt welke besluiten?
- Welk mandaat en welke ruimte horen daarbij?
- Wanneer informeren, adviseren of betrekken we elkaar?
De relatie gaat over wat zich tussen jullie afspeelt:
- Hoe willen we met elkaar communiceren?
- Hoe spreken we elkaar aan?
- Wat doen we wanneer we het oneens zijn?
- Welk gedrag helpt onze samenwerking en welk gedrag belemmert haar?
Juist de combinatie is krachtig. Zonder rolhelderheid kan een relatiegesprek persoonlijk en vrijblijvend worden. Zonder aandacht voor de relatie wordt een rolgesprek al snel procedureel en instrumenteel.
Spanning is informatie
De eerste signalen zijn vaak zichtbaar voordat iemand werkelijk vastloopt. Afspraken worden net niet nagekomen. Initiatief neemt af. Feedback wordt voorzichtiger. Besluiten komen steeds terug op tafel. Tijdens de bila wordt veel besproken, maar het echte gesprek wordt vermeden.
Misschien ben je geneigd die spanning snel op te lossen of aan één persoon toe te schrijven. Maar spanning bevat informatie. Ze laat zien dat er mogelijk iets schuurt in verwachtingen, rollen, besluitvorming of onderlinge verhoudingen.
Een organisatie-acupuncturist vraagt daarom niet alleen: wie functioneert hier niet goed?
Maar ook: welk patroon ontstaat hier tussen mensen en wat houdt het in stand?
Vervolgens zoek je geen zondebok, maar een kleine, gerichte insteek die de relatie in beweging brengt. Een open vraag, een heldere afspraak, een andere reactie van jou als leidinggevende, een expliciet mandaat of een gesprek over iets wat al langer voelbaar maar nog niet bespreekbaar was.
Kleine insteken kunnen een grote beweging veroorzaken.
Maak van de bila een plek waar ook jij op het spel staat
Een relatiegesprek hoeft het ontwikkelgesprek niet volledig te vervangen. Persoonlijke ambities en ontwikkelvragen verdienen aandacht. Ontwikkeling wordt alleen krachtiger wanneer je die verbindt met de relatie en de organisatiecontext.
Reserveer daarom ieder kwartaal één bila voor de kwaliteit van jullie samenwerking. Gebruik deze niet voor lopende zaken en maak er geen verkapt beoordelingsgesprek van.
Begin met drie vragen:
- Wat doe ik waardoor jij je werk goed kunt doen?
- Wat doe ik waardoor dat moeilijker wordt?
- Welke afspraak willen we maken om onze samenwerking te versterken?
Beantwoord de vragen allebei.
Als je ontwikkeling werkelijk serieus neemt, kijk je niet alleen naar de ander. Je onderzoekt ook wat jouw gedrag oproept, versterkt of onmogelijk maakt.
Misschien heeft jouw organisatie daarom niet nóg meer ontwikkelgesprekken nodig. Misschien zijn er gesprekken nodig waarin de relatie zelf onderwerp van onderzoek wordt.
Wil je leren kijken naar wat er tussen mensen gebeurt?
In de opleiding Organisatie-acupunctuur leer je hardnekkige patronen in leiderschap, teams en organisaties herkennen en doorbreken. Je ontwikkelt een heldere visie op mens en organisatie en leert met kleine, gerichte insteken het lerend en wendbaar vermogen van je organisatie te versterken.
Wil je dit gedachtegoed binnen jouw organisatie introduceren? In mijn keynote prikkel ik leiders en professionals om anders te kijken naar gedrag, samenwerking en organisatieverandering. In de masterclass pas je de methode direct toe op een actueel vraagstuk uit je eigen praktijk. Lees hier meer over de opleiding, keynote en masterclass Organisatie-acupunctuur.